Ordinul nr.1107/2025 al Ministerului Muncii, Familiei, Tineretului și Solidarității Sociale a fost publicat în Monitorul Oficial în data de 09.05.2025. Prin acest act normativ s-a aprobat oficial Procedura de acces în vederea completării, transmiterii și interogării datelor în/din Registrul General de evidență a salariaților Reges-Online. Ordinul intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial (9 mai 2025), potrivit alin. (1) al articolului 3.

La aceeași dată, conform alin. (2), se abrogă Ordinul nr. 1918/2011, care reglementa anterior procedura de transmitere a registrului Revisal. Totuși, nu întregul Ordin 1918/2011 este anulat imediat. Excepție importantă: punctele 4–20 din anexa la Ordinul 1918/2011 se abrogă la 6 luni de la data intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților — REGES-ONLINE, pentru a permite o tranziție graduală către REGES-ONLINE.

Obligația de a întocmi Registrul general de evidență a salariaților în platforma REGES-ONLINE revine tuturor angajatorilor, indiferent de forma de organizare – persoane fizice sau juridice de drept privat, instituții publice, dar și entități speciale precum ambasade, consulate, organizații internaționale sau institute culturale. Conform pct. 1 lit. a–c din anexa la Ordinul nr. 1107/2025, această obligație se aplică în toate cazurile în care există raporturi de muncă derulate în baza unui contract individual de muncă.

De asemenea, unitățile fără personalitate juridică, precum sucursale, agenții sau puncte de lucru, pot înființa propriul registru REGES-ONLINE doar dacă îndeplinesc cumulativ două condiții esențiale, conform pct. 2 din aceeași anexă: dacă au primit delegare de competență din partea sediului principal pentru a încheia, modifica, suspenda sau înceta contracte individuale de muncă și dacă au primit delegare de competență să completeze și să transmită datele în Registru.

Conform Ordinului nr.1107/2025, completarea și transmiterea datelor în REGES-ONLINE se face în condiții stricte, doar de către persoane desemnate în mod oficial de către angajator. Există și posibilitatea externalizării acestui serviciu, însă doar pentru anumite categorii de angajatori.

Cine poate completa datele în Registru?

Doar salariații desemnați prin decizie scrisă de angajator (pct. 5). Aceștia trebuie să respecte Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), fiind responsabili de prelucrarea datelor cu caracter personal.

Nu se permite completarea datelor de către persoane neautorizate sau fără desemnare oficială.

Când este permisă externalizarea?

-Este permisă doar pentru: angajatorii din sectorul privat (punctul 1, lit. a), misiuni diplomatice, ambasade, organizații internaționale ( punctul 1, lit. c);

-Externalizarea nu este permisa pentru instituțiile publice (punctul 1 lit. b) – acestea sunt obligate să gestioneze registrul intern, prin proprii salariați (pct. 6).

Cine poate completa și transmite date în Reges Online în cazul externalizării?

-Prestatorii contractați, definiți la art. 2 lit. b) din HG nr. 295/2025;

-Salariații proprii ai prestatorului, desemnați prin decizie scrisă (pct. 7 din Ordinul 1107/2025).

Formularea de la punctul 7 din Ordinul 1107/2025 vine cu o precizare esențială: completarea și transmiterea datelor în Registru poate fi realizată fie direct de către prestatorul contractat, fie – dacă există salariați – de către aceștia, cu condiția desemnării prin decizie scrisă.

În lipsa acestor două condiții, gestiunea contractelor de muncă rămâne exclusiv în sarcina structurii centrale a angajatorului.

Modalitățile de acces în REGES-ONLINE pentru salariați și angajatori

Accesul în platforma REGES-ONLINE este reglementat distinct pentru salariați (sau foștii salariați) și pentru angajatori, fiind necesară o autentificare individuală și securizată.

Accesul salariaților în Reges Online

Potrivit pct. 14 din anexa la Ordinul nr. 1107/2025, salariații și foștii salariați își pot accesa datele din registru prin una dintre următoarele trei metode:

1. a) utilizarea identității digitale emise de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicatia RoeID;
2. b) utilizarea unui certificat digital calificat, conform Legii nr. 214/2024 privind semnătura electronică și serviciile de încredere asociate;
3. c) obținerea unei aprobări de activare a contului de la inspectoratul teritorial de muncă, prin prezentare la ghișeu și identificare vizuală pe baza cărții de identitate.

Salariații care nu sunt familiarizați cu autentificarea digitală se pot prezenta la sediul ITM Botoșani pentru a-și activa contul, urmând să își poată accesa extrasele oricând, ulterior.

Accesul angajatorilor în Reges Online

Pentru angajatori, accesul în REGES-ONLINE se face tot individual, potrivit pct. 15 și  poate fi obținut prin următoarele metode:

1. a) prin identitatea digitală RoeID emisă de Autoritatea pentru Digitalizarea României;
2. b) prin certificat digital calificat, conform aceluiași cadru legal – Legea nr. 214/2024;
3. c) prin aprobare temporară din partea ITM, valabilă maximum 30 de zile, până la obținerea uneia dintre metodele de accesde la lit. a) sau b). Această aprobare se acordă doar pe baza identificării vizuale și verificării cărții de identitate la ghișeul ITM.

Această a treia opțiune, prevăzută la lit. c), reprezintă o noutate importantă, menită să vină în sprijinul angajatorilor care trebuie să își înființeze registrul REGES-ONLINE, dar care se confruntă cu dificultăți în obținerea identității digitale sau cu probleme tehnice în utilizarea certificatului digital calificat pentru logarea în platformă.

Obligația de înscriere în REGES-ONLINE și completarea datelor lipsă din contractele active

Potrivit pct. 21 din anexa la Ordinul nr. 1107/2025, angajatorii sunt obligați să solicite accesul în platforma REGES-ONLINE în termen de 6 luni de la data intrarii în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025. Acest termen este esențial pentru alinierea la noul sistem digital de raportare a relațiilor de muncă.

În același termen de 6 luni (pct. 22), angajatorii trebuie să completeze și să transmită în REGES-ONLINE toate informațiile lipsă din contractele individuale de muncă active, care nu se regăsesc în baza Revisal. Aceste date trebuie raportate pentru a asigura continuitatea și integritatea evidenței contractuale în noul sistem.

REGES-ONLINE devine obligatoriu pentru angajatorii care nu au obținut user și parolă de la ITM pentru vechiul sistem Revisal.

Potrivit pct. 23 din anexa la Ordinul nr. 1107/2025, angajatorii care nu au transmis niciodată registrul în Revisal – adică acele entitați care nu au folosit sistemul anterior reglementat de HG nr. 905/2017 – vor utiliza exclusiv REGES-ONLINE pentru toate operațiunile legate de completarea, transmiterea și gestionarea Registrului general de evidența a salariaților.

IMPORTANT! La data intrării în vigoare a noii proceduri (pct. 25), se sistează eliberarea de nume de utilizator și parole pentru transmiterea fișierelor din Revisal, precum și serviciile de recuperare a datelor în vederea reconstruirii bazei Revisal.  Angajatorii ce dețin user și parolă de la ITM pot folosi în continuare vechiul sistem Revisal până la 30.09.2025.

Pentru angajatorii care au transmis date prin Revisal anterior intrării în vigoare a HG nr. 295/2025, pct. 24 le permite continuarea utilizării fișierelor RVS, fie online, fie la ghișeul ITM. Totuși, acest lucru este permis doar până la înregistrarea în REGES-ONLINE, și în niciun caz nu poate depași cele 6 luni prevăzute la pct. 21.